☺ Untuk
mencapai tujuan organisasi diperlukan penjabaran strategi dlm bentuk program
atau aktivitas.
☺ Sistem
pengendalian manajemen (SPM) memberi jaminan dilaksanakannya strategi
organisasi secara efektif dan efisien. SPM meliputi:
1. Perencanaan
2. Koordinasi
antar berbagai bagian dalam organisasi
3. Komunikasi
informasi
4. Pengambilan
keputusan
5. Memotivasi
individu agar berperilaku sesuai dg tujuan organisasi
6. Pengendalian
7. Penilaian
kinerja
☺ SPM
didukung pula oleh
1. Struktur
organisasi yg sesuai dg tipe pengendalian manajemen,
krn SPM berfokus pd unit-unit organisasi sbg responsibility centers yg
mrp basis perencanaan, pengendalian, & penilaian kinerja.
2. Manajemen
SDM, yg dilakukan sejak proses seleksi &
rekruitmen, training, pengembangan, promosi, dan pemberhentian karyawan.
3. Lingkungan
yg mendukung, meliputi kestabilan politik, ekonomi,
sosial, keamanan, dsb.
☺ Tiga
tipe pengendalian manajemen, yaitu:
1. Preventif
control, SPM terkait dg perumusan & perencanaan
strategik yg dijabarkan dlm program
2. Operational
control, SPM terkait dg pengawasan pelaksanaan
program melalui anggaran
3. Pengendalian
kinerja, SPM berupa analisis evaluasi kinerja
berdasarkan tolok ukur kinerja yg telah ditetapkan
STRUKTUR
PENGENDALIAN MANAJEMEN
☺ SPM
harus didukung struktur organisasi yg baik yg termanifestasi dlm bentuk
struktur responsibility centers
☺ Responsibility
centers adl unit organisasi yg dipimpin oleh manajer
yg bertanggungjawab thdp aktivitas responsibility center yg dipimpinnya.
☺ Tujuan
dibuatnya responsibility centers adalah
1. Sbg
basis perencanaan, pengendalian, & penilaian kinerja manajer dan unit
organisasi yg dipimpinnya
2. Memudahkan
mencapai tujuan organisasi
3. Memfasilitasi
terbentuknya goal congruence
4. Mendelegasikan
tugas & wewenang ke unit-unit yg memiliki kompetensi shg mengurangi beban
tugas manajer pusat
5. Mendorong
kreativitas & daya inovasi bawahan
6. Sbg
alat untuk melaksanakan strategi organisasi scr efektif & efisien
7. Sbg
alat pengendalian anggaran
☺ Tanggung
jawab manajer responsibility centers adl menciptakan
hubungan optimal antara sumber daya input yg digunakan dg output yg dihasilkan
dikaitkan dg target kinerja.
1. Input
diukur dg jumlah sumber daya yg digunakan
2. output
diukur dg jumlah produk/output yg dihasilkan
☺
Empat jenis responsibility centers,
yaitu
1. Expense
Center; responsibility center yg prestasi
manajernya dinilai berdasarkan biaya yg telah dikeluarkan. Pada sektor
publik, output seringkali ada tetapi tak
dpt diukur atau hanya dpt diukur scr fisik dan tidak dlm nilai rupiah. Contoh
pusat biaya tsb adl Departemen Produksi, Dinas sosial, & Dinas Pekerjaan
Umum.
2. Revenue
Center; responsibility center yg prestasi
manajernya dinilai berdasarkan pendapatan yg dihasilkan. Misalnya
Dispenda & Departemen pemasaran.
3. Profit Center; responsibility
center yg menandingkan input (expense) dg output (revenue) dlm satuan moneter.
Kinerja manajer dinilai berdasarkan laba yg diperoleh. Misalnya BUMN/D, obyek
pariwisata milik Pemda, bandara, & pelabuhan.
4. Investment
Center; responsibility center yg prestasi
manajernya dinilai berdasarkan laba yg dihasilkan dikaitkan dg investasi yg
ditanamkan pd responsibility center yg dipimpinnya. Contohnya: Dapartemen Riset
& Pengembangan, dan Balitbang.
☺ Struktur
RC hendaknya sejalan dg program atau struktur aktivitas organisasi.
Artinya, tiap RC bertugas melaksanakan program tertentu & penggabungan
program tiap RC tsb seharusnya mendukung program RC level yg lebih tinggi, shg
tujuan organisasi tercapai.
☺ Setiap
jenis RC membutuhkan data pengeluaran dan output yg dihasilkan selama masa
anggaran.
1. Jika
SPM berjalan baik, informasi yg dikirim ke manajer akan relevan dan tepat waktu
sbg bahan evaluasi kinerja
2. Informasi yg relevan (up to date &
akurat) adl informasi yg dpt membedakan dg jelas antara biaya yg dpt
dikendalikan scr langsung dengan biaya yg uncontrolable oleh manajer RC.
3. Biaya
controlable dikendalikan dg menetapkan standar biaya tepat (Standar Analisa
Belanja/SAB)
4. Biaya
uncontrolable biasanya berupa disretionary expenses, maka dikendalikan mll
perencanaan anggaran yg ketat (hard budget)
5. Oleh
karena itu, setiap RC perlu ditetapkan tolok ukur kinerjanya.
☺ RC
mrp budget holder (pihak yg paling kompeten menyusun
anggaran) krn paling dekat & berhubungan lgsg dg aktivitas pelayanan
masyarakat.
1. RC
dpt berfungsi sbg jembatan untuk bottom up budgeting atau participative
budgeting
2. Keberadaan
departemen dan komite anggaran pada RC sangat membantu terciptanya anggaran yg
efektif
☺ Informasi
yg terkait dg sistem pengendalian anggaran umumnya diketahui oleh departemen
anggaran yg berfungsi sbg berikut:
1. Menetapkan
prosedur & formulir untuk persiapan anggaran
2. Mengkoordinasikan
& membuat asumsi dasar anggaran, antara lain tk inflasi, nilai tukar, &
harga migas
3. Membantu
mengkomunikasikan anggaran ke seluruh bagian organisasi
4. Menganalisis
anggaran yg diajukan & membuat rekomendasi kpd budgetee/budgetholder dan
responsibility centers manager
5. Menganalisis
kinerja anggaran yg dilaporkan, menginterpretasikan hasil, & menyiapkan
ikhtisar laporan untuk responsibility centers manager
6. Menyiapkan
pembuatan revisi anggaran jika diperlukan
☺
Komite anggaran
terdiri dari para pimpinan puncak (para kepala dinas, departemen, & biro)
yg bertugas menyusun anggaran setiap unit operasi.
PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK
☺
Proses pengendalian manajemen pada
sektor publik dapat dilakukan mll komunikasi formal dan informal.
☺
Komunikasi formal
terdiri dari aktivitas formal organisasi, meliputi:
1
|
Strategy formulation
|
4
|
Operasionalisasi anggaran
|
2
|
Strategic planning
|
5
|
Evaluasi
kinerja
|
3
|
Penganggaran
|
☺ Komunikasi
informal melalui komunikasi langsung, pertemuan
informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking arround
☺ SPM
dpt mjd jembatan dalam mewujudkan goal congruence, yaitu keselarasan
tujuan organisasi dg tujuan personal yg ada dlm organisasi
☺
Faktor-faktor yg mempengaruhi goal
congruence:
1. Faktor
pengendalian formal, misal SPM, sistem aturan, dan reward
& punishment
2. Faktor
pengendalian informal, terbagi dua:
a. Bersifat
eksternal, misal etos kerja dan loyalitas karyawan, yg
pd sistem pemerintahan disebut dg abdi negara dan abdi masyarakat
b. Bersifat
internal, misal kultur organisasi, gaya kepemimpinan/
manajemen, & gaya komunikasi
Strategy Formulation
☺
Perumusan strategi
mrp tugas & tggjwb top management adl proses penentuan visi, misi,
tujuan, sasaran, target (outcome), arah & kebijakan, serta strategi
organisasi
☺
Di Pemerintahan,
perumusan strategi dilakukan oleh dewan legislatif hasilnya berupa GBHN sbg
acuan eksekutif dlm bertindak
☺
Hasil perumusan strategi bersifat
permanen & berjangka panjang. Sering terjadi
revisi strategi aatau adopsi strategi baru untuk mewujudkan visi, misi, &
tujuan apabila terjadi perubahan dlm faktor lingkungan, misalnya adanya ancaman
& peluang baru, inovasi teknologi, peraturan pemerintah baru, serta faktor
poleksosbud.
☺
Perumusan strategi menghasilkan
strategi global/makro yg disebut corporate level strategy.
1. Kmd
di break down mjd strategi yg lebih mikro dlm bentuk program, kegiatan,
atau proyek yg dikenal dg unit business level strategy
2. Untuk
melaksanakan program tsb diperlukan anggaran dan RC dlm bentuk unit kerja sbg
alat perencanaan & pengendalian anggaran
☺
Salah satu metoda penentuan strategi
adl analisis SWOT dg menganalisis faktor internal
organisasi yg mjd kekuatan dan kelemahan (core competence) dan
memperhitungkan faktor eksternal berupa ancaman dan peluang.
☺
Komponen dasar proses perumusan
strategi (Olsen & Eadie, 1982):
1. Misi
& tujuan umum organisasi yg dirumuskan oleh manajemen
eksekutif & memberi rerangka pengembangan strategi serta target yg akan
dicapai.
2. Analisis/scanning
lingkungan, terdiri dari identifikasi & pengukuran
faktor eksternal yg sdg dan akan terjadi; serta kondisi yg hrs dipertimbangkan
pd saat merumuskan strategi organisasi.
3. Profil
internal & audit sumber daya, yg
mengidentifikasi & mengevaluasi kekuatan & kelemahan organisasi dlm hal
berbagai faktor yg perlu dipertimbangkan dlm perencanaan strategik.
4. Perumusan,
evaluasi & pemilihan strategi.
5. Implementasi
& pengendalian rencana strategik.
☺
Model delapan langkah Bryson (1995)
untuk memfasilitasi proses perumusan strategi:
1. Memulai
& menyetujui proses perencanaan strategik
2. Identifikasi
apa yg mjd mandat organisasi
3. Klarifikasi
misi & nilai-nilai organisasi
4. Menilai
lingkungan eksternal (peluang & ancaman)
5. Menilai
lingkungan internal (kekuatan & kelemahan)
6. Identifikasi
isu strategik yg sdg dihadapi organisasi
7. Perumusan
strategi untuk me-manage isu-isu tsb
8. Menetapkan
visi organisasi untuk masa ke depan
Strategic Planning
☺ SPM
diawali dr perencanaan strategik yaitu proses
penentuan program, aktivitas, atau proyek yg akan dilaksanakan oleh suatu
organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yg akan dibutuhkan
☺ Tujuan
utama perencanaan strategik adl untuk meningkatkan
komunikasi antar manajer puncak dan manajer di level bawah shg memungkinkan
tercapainya persetujuan antara kedua pihak ttg strategi terbaik untuk mencapai
tujuan organisasi. Hal ini mendorong terwujudnya goal congruence.
☺ Manfaat
perencanaan strategik bagi organisasi, antara lain:
1. Sarana
untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yg efektif
2. Sarana
memfokuskan manajer pd pelaksanaan strategi yg ditetapkan
3. Sarana
untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yg optimal
4. Rerangka
pelaksanaan short term action
5. Sarana
manajemen untuk memahami strategi organisasi scr lebih jelas
6. Alat
untuk memperkecil rentang alternatif strategi
Mengubah Perencanaan Strategik menjadi
Tindakan Nyata
☺ Perencanaan
strategik dpt membantu mengantisipasi & memberi
arahan perubahan. Perencanaan strategik perlu ditranslasikan dlm bentuk
tindakan konkret, oleh karena itu perlu didukung oleh:
1. Struktur
pendukung (manajerial maupun political will)
2. Proses
& praktik implementasi di lapangan
3. Kultur
organisasi
☺ Struktur
organisasi harus mendukung strategi agar misi, visi,
tujuan, & strategi perusahaan dapat dicapai. Oki, perlu dilakukan
restrukturisasi & reorganisasi (institusional reform) yg didasarkan
pd prinsip restrukturisasi:
1. Perubahan
struktur organisasi yg dpt meningkatkan kapasitas untuk
mencapai strategi yg efektif. Struktur organisasi hendaknya ramping tetapi kaya
fungsi (form follow function) yg berkonsekuensi dihapusnya unit yg
disfungsional atau dimerger shg overlapping antar unit kerja dpt dieliminasi.
2. Tanggungjawab
pimpinan eksekutif adl melaksanakan strategi dan arahan
kebijakan hingga level bawah.
3. Tanggungjawab
dewan scr kolektif untuk merencanakan strategi,
kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya, dan menilai kinerja manajemen
(eksekutif).
☺
Perencanaan strategik tak efektif jika
prosedur & sistem pengendalian tak sesuai dg strategi shg
perlu diperhatikan hal berikut;
1. Hrs
ada kejelasan wewenang & tggjwb, pendelegasian wewenang & tugas
2. Dukungan
regulasi keuangan, pengendalian personal, & manajemen kompensasi yg jelas
& fair
3. Kultur
organisasi di lingkungan kerja dan kesediaan anggota untuk melakukan perubahan.
Masalah terjadi jika ada resistance to change
Penganggaran
☺ Tahap
penganggaran dlm proses pengendalian manajemen sektor publik mrp tahap dominan.
Proses penganggaran di sektor publik
berbeda dg sektor swasta, terutama adanya pengaruh politik
Penilaian Kinerja
☺ Pengendalian
manajemen melalui sistem penilaian kinerja dilakukan dg cara menciptakan mekanisme
reward & punishment sbg pendorong pencapaian strategi, tercapainya
tujuan organisasi, dan menciptakan kepuasan setiap individu
☺ Bentuk
reward dpt berupa:
1. Finansial,
berupa kenaikan gajiii, bonus, & tunjangan
2. Nonfinansial,
berupa pshycological reward dan social reward. Misalnyapromosi
jabatan, penambahan tanggung jawab & kepercayaan, otonomi yg lebih besar,
penempatan kerja di tempat yg lebih baik, & pengakuan
☺ Mekanisme
sanksi & hukuman diperlukan untuk kondisi tertentu, namun orientasi
penilaian kinerja hendaknya lebih diarahkan pada reward oriented